ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО СОЗДАНИЮ СЭДД

Наша компания при реализации проектов создания СЭДД предлагает готовые продукты, известные под торговыми марками «OfficeMedia» и «CompanyMedia», производимые компанией «Интертраст» (Москва). По данным на 06.06.2013 пользователями этих тиражируемых программных продуктов Компании ИнтерТраст являются более 1500 организаций России и стран СНГ. В их числе: государственные предприятия и организации, банки и кредитно-финансовые организации, предприятия топливно-энергетического комплекса, телекоммуникации и связь, предприятия транспорта. За годы своей работы ИнтерТраст внедрил свои системы более чем в 30 государственных организациях.

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ СЭДД

• Повысить эффективность управления предприятием за счет строгого контроля за исполнением документов;
• Повысить прозрачность работы с документами в организации на всех ее уровнях;
• Сократить циклы прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;
• Ускорить и упростить получение информации о текущем состоянии документа и его содержимом;
• Сократить время поиска информации, необходимой Руководству, делопроизводителям и исполнителям;
• Сократить оборот бумажных документов, снизив издержки на управление потоками документов;
• Ввести единый стандарт работы с электронными документами и технологией делопроизводства;
• Подготовить систему документационного обеспечения управления предприятия к требованиям международного стандарта качества.

ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СЭДД

Сегодня обществом накоплена большая практика внедрения учетных и аналитических систем. Такие системы внедряются по следующей известной классической схеме:

• Сбор требований и данных для конфигурирования системы;
• Проектирование системы с учетом собранных требований;
• Установка и конфигурирование системы возможно доработка;
• Проведение испытаний и сдача системы;
• Разработка документации;
• Обучение пользователей и персонала обслуживания.

Такой подход очень хорошо зарекомендовал себя в вопросах автоматизации различного рода бухгалтерских, платежных, систем складского учета, кадрового учета и других подобных систем. Этот же подход обычно начинают применять и в системах автоматизации управленческого документооборота. При этом, как и в других случаях, проект зачастую воспринимается как чисто технический, который заключается в установке, настройке, доработке системы под специфику организации. Автоматизацию документооборота, как и создание прочих автоматизированных систем, также начинают выполнять специалисты по информационным технологиям.

А теперь давайте внимательно посмотрим, и сравним среды окружения этих проектов. Например, возьмем проект автоматизации бухгалтерского учета и проект автоматизации управленческого документооборота. В основе бухгалтерского учета лежат документы. Эту деятельность в компании четко регламентируется законодательством о бухгалтерском и налоговом учете. И сегодня имеется очень большая практика создания автоматизированных систем. Кроме того, следует отметить, что есть и внешние контролирующие органы и соответствующая ответственность организаций перед ними.

Рис 1. Бухгалтерские учетные системы

В случае управленческого документооборота он регламентируется и организуется только внутренними документами инструкцией по делопроизводству или внутренним стандартом, которые, в свою очередь, создаются на основе гостов. Причем стандарты носят рекомендательный характер, например, перечисляют различные возможности того или иного в свете «можно делать так, а можно и так» многие вещи там просто не рассматриваются. Например, нет четко сформулированных атрибутов документа, которые придают документу юридическую значимость…, очень слабо регламентируют порядок согласования и контроля. Все это оставляется на усмотрение самих организаций.

Единственное, что иногда заставляет организации как-то обратить внимание на процесс документооборота и делопроизводства – это прохождение сертификации по стандарту качества ISO 9000. Надо заметить, что именно эти внутренние нормативно правовые акты и обеспечивают правовую значимость управленческих документов в суде.

Рис 2. Системы автоматизации СЭД

Вот и получаем в первом случае четко организованный на законодательном уровне процесс. Участники процесса профессионально занимаются этой деятельностью, и круг участников очень маленький по отношении ко всей организации, большинство участников процесса прекрасно этот процесс понимают.

Во втором случае получаем процесс, который зачастую сложился «историческим эволюционным путем», без четкой регламентации со стороны законодательной базы. Процесс охватывает практически всех сотрудников и все процессы компании.

Обратите внимание, что для большинства людей этот процесс не является профессиональным родом деятельности. Даже делопроизводители отделов, если такие и есть в организации, зачастую совмещают эти функции с основным видом профессиональных занятий. И практически ни кто «как процесс в целом» не понимает.

Рис 3. Отличие от внедрения учётных систем

Именно в таких условиях сотрудники ИТ отдела начинают типовой процесс внедрения электронного документооборота, рассматривая его как проект установки и настройки системы.

Вернемся к процессу внедрения.

В результате применения такого подхода система устанавливается, настраивается на основе собранной информации, которую на момент сбора достаточно слабо все представляют. Поэтому, как правило, минимально уделяют внимание вопросам проектирования.

Обычно после установки проверяется работоспособность на тестовых примерах. Пользователи к этому моменту уже скорее обучены, как правило, на основе учебных примеров. При этом им показывается, как выполнить те или иные действия в системе различными способами. После обучения и проверки системы считается, что проект практически завершен.

Осталось за малым, помочь людям начать работу. Это начинают с приказа о начале работы с системой, возможно даже обяжут людей использовать в своей работе систему.

На момент сдачи системы, все основные пользователи, а это в основном сотрудники канцелярии, в большинстве случаев довольны тем, что им поставили новую программу, у них появляется надежда на улучшение работы, в то же время остальные пользователи уже могут видеть какие-то документы со своих рабочих мест. Даже пробуют работать.

На фоне начала работы людей с системой появляются первые тревожные симптомы.

Рис 4. Проблемы 'классического' подхода к внедрению

В результате, скорее всего система останется жить на предприятии как простая учетная система для регистрации документов без элементов коллективной работы с электронными документами, т.е. ее функционал практически не используется.

Можно также получить вариант, когда с системой работают только на ограниченном участке, например, только согласовывают договора.

Рис 5. Причины проблем

Теперь рассмотрим пример, как мы предлагаем построить работу по внедрению СЭД, чтобы учесть его специфику и избежать вышеперечисленных проблем.

Нам необходимо сразу ориентироваться на то, что условия работы с документами изменяться, существующие в организации нормативные акты по документообороту перестанут действовать. А это значит, что необходимо пересмотреть организацию работы людей в условиях электронно-бумажного документооборота.

Для этого нужно:

• Сразу ставить целью достижение смешанного электронно-бумажного документооборота, при котором система не будет дублировать бумажный документооборот
• Понимать, что спланировать и спроектировать сразу все аспекты работы с документами нереально, а значит это должно делаться постепенно
• Продумать и систематизировать работу людей с основными видами документов
• Пересмотреть все внутренние нормативные и правовые акты по документообороту
• Проработать новые возможности, которые раньше не были реализованы в условиях бумажного документооборота (например, появляется возможность контроля документов на различных уровнях)
• Ориентироваться на появление новых функций у делопроизводителей и секретарей, что потребует пересмотра должностных инструкций.
• Кроме того, необходимо понимать, что отказаться от предыдущих систем учета документов (простых бумажных журналов учета, картотеки и т.д.) будет в самом начале не реально. А значит нужно учитывать то, что на периоде внедрения будет увеличена нагрузка на делопроизводителей.

Рис 6. Что мы предлагаем и можем

Исходя из этого, мы строим проект в несколько этапов

Первый этап «Установка и конфигурирование системы»:

• Сбор информации для целей начального конфигурирования системы «как есть»;
• Обучение группы внедрения со стороны заказчика;
• Установка и первоначальное конфигурирование по собранной информации – заполняются все основные справочники, формируется структура организации с замещающими, но без детальной настройки конфигурации документооборота;
• Проводим испытания системы «как есть» - проверить установку и возможность выполнения всех заявленных функций в системе.

Результат 1: получаем рабочую техническую площадку, приближенную к реалиям для проведения работ по дальнейшим этапам.

Результат 2: получаем обученную группу внедрения

Группа внедрения формируется из числа сотрудников «Заказчика». В команду обычно включается технические специалисты, уже знающие техническое состояние, и специалисты, владеющие сложившейся ситуацией в области работы с документами. Эта группа усиливается нашими специалистами, имеющими реальный практический опыт внедрения этих систем. Кроме того, в группу внедрения по возможности на некоторые участки включаются сотрудники юридической службы. Это необходимо для того, чтобы по окончании проекта не возникало неожиданных вопросов со стороны юридической службы о неправомерности работы с электронными документами.

Второй этап «Выработка технологических решений и проверка их опытной эксплуатацией» Этот этап мы разбиваем на множество небольших самостоятельных участков работ, которые прорабатываются последовательно:

• разработка технологии для поддержания актуальности и работоспособности системы.
• работа со входящими документами
• работа с внутренними документами (здесь работы проводятся отдельно на участках внутренние и организационно-распорядительные документы)
• работа с исходящими документами
• отдельно мы прорабатываем вопросы контроль исполнения документов на различных уровнях

В ходе работ на первом участке мы определяем, каким образом в систему будет вноситься информация о структурных преобразованиях, о кадровых изменениях и тому подобная информация для того, чтобы система всегда была актуальна. Что касается остальных участков работы с документами - Для того чтобы понять, каким образом последовательно мы строим работу на этих участках выделим основные фазы при работе с документами:

Рис 7. Фазы работы с документами

Таким образом, мы начинаем работу с участка входящих документов. Так как нет фазы производства документа, мы сразу отрабатываем фазу регистрации документов в канцелярии, их передачу адресатам и исполнение в условиях использования системы.

Затем на участке работы с внутренними (и ОРД) документами отрабатываем фазу создания документов и их регистрацию в подразделениях, в то время как их передача и исполнение уже более менее отработаны на этапе входящих документов.

На последнем участке работы с исходящими документами мы еще раз закрепляем технологию производства и регистрации документов. Особое внимание уделяется разработке технологии контроля за исполнением документов. Обычно вопросы контроля документов в организациях практически не проработаны. Как правило, есть элементарный контроль документов в канцелярии, который зачастую не выполняется. Нет четких регламентирующих документов по этому вопросу.

На каждом участке мы последовательно выполняем следующие работы:

• Обследуем участок работы «как есть», в отчете о проведении обследования мы детально описываем существующее положение дел, собираем пожелания участников процесса, изучаем, какие есть нормативные документы и насколько они актуальны.
• Затем мы проектируем технологию работы людей на каждом участке, строим модель бизнес-процесса этого участка. Технологию работы людей мы проектируем совместно с группой внедрения со стороны Заказчика.
• После проработки технологического решения мы создаем временные положения по работе с документами в электронно-бумажной среде, которые являются нормативной базой для опытной эксплуатации на каждом участке работ. Эти положения являются, по сути, временной заменой существующих нормативных документов в организации, которые теряют свою актуальность в условиях использования системы.
  

  Рис 8. Разработка технологического решения

• Итак, временные нормативные документы вводятся приказом руководства и начинают действовать по всей организации. Это является первым стимулом для начала работы сотрудников с системой. Начинается опытная эксплуатация участка.
• При этом мы считаем, что опытная эксплуатация с самого начала должна охватывать все структурные подразделения организации, иначе невозможно отработать и проверить то технологическое решение, которое было разработано. К началу опытной эксплуатации на первом участке должны быть установлены все рабочие места, пользователи должны пройти обучение.
• Таким образом, мы проводим последовательную работу по каждому типу документов. Опытная эксплуатация запускается постепенно.

В ходе опытной эксплуатации предложенные решения проверяются на практике. Если необходимо, вносятся изменения во временные положения. После отработки всех участков документооборота подготавливается постоянная нормативная база. Это обычно инструкция по делопроизводству, стандарты организации, изменения в должностных инструкциях, правовые акты.

Система передается в промышленную эксплуатацию. Итак, в конце второго этапа мы получаем следующие результаты:

• Разработана и проверена на практике технология работы с основными типами документов в условиях использования системы
• Создана нормативная документация по смешанному документообороту в организации
• Пользователи обучены и начали работу в системе с реальными документами

Рис 9. Передача системы в промышленную эксплуатацию

Ну и, наконец, третьим этапом может стать внедрение таких специализированных решений, как работа с договорами, заседаниями, планированием. Эти работы строятся по тому же принципу, как и работа с основными типами документов на втором этапе.

Итак, что же мы получаем при окончании проекта:

• во-первых, работа со всеми типами документов в системе запущена в промышленную эксплуатацию
• при этом существуют четко организованные и проверенные на практике процессы документооборота в смешанной среде, эти процессы закреплены внутренними нормативными документами, т. е. юридически обоснованы
• во-вторых, сотрудники уже получили определенный опыт работы с системой
• и что не менее важно, у нас есть обученная группа внедрения со стороны заказчика, которая может в дальнейшем самостоятельно продолжать работы по данному проекту